Rilevazione presenze dei dipendenti? Come rendere smart la timbratura grazie alla giusta app

App rilevazione presenze: che cos’è e quali sono i vantaggi?

Un’applicazione per la gestione delle presenze, detta anche app rilevazione presenze, è uno strumento digitale progettato per semplificare e automatizzare il monitoraggio delle ore lavorative dei dipendenti. Permette di rilevare le presenze dei dipendenti sui cantieri a cui sono associati, e così anche le ore di lavoro svolte, oltre a fornire una panoramica completa dei propri turni di lavoro con associate le relative informazioni. Vale a dire, aiuta i dipendenti a gestire con più facilità il proprio lavoro fuori sede in modo semplice e veloce. Queste app offrono diverse funzionalità per migliorare l’efficienza delle attività legate alla gestione delle presenze in un’organizzazione.

Hoida è un software specializzato per le imprese di servizi che operano sul campo. Fornisce un’app ai dipendenti per consentire loro di registrare l’entrata e l’uscita dal lavoro in modo semplice, utilizzando il proprio smartphone.

Quali sono le caratteristiche di una app di rilevazione presenze efficace?

Di seguito sono elencate alcune delle caratteristiche e vantaggi associati a questa applicazione, che ha credenziali specifiche per ogni dipendente e risulta così personale.

• Registrazione automatica delle presenze
• Geolocalizzazione con GPS
• Gestione delle ore straordinarie, dei turni, delle presenze e attività di ciascun dipendente
• Reportistica dettagliata
• Integrazione con altri sistemi
• Sicurezza e privacy del software
• Flessibilità e accesso remoto in cloud
• Aggiornamenti regolari

Vediamo punto per punto nel dettaglio.

Registrazione automatica delle presenze

Le app presenze come Hoida consentono ai dipendenti di registrare automaticamente l’orario di entrata e uscita tramite dispositivi mobili come smartphone o tablet, semplicemente accedendo alla giusta sezione dell’app. Non serve più usare il cartellino o installare costosi e ingombranti dispositivi in tutte le commesse di lavoro.

Questa registrazione dell’entrata e dell’uscita avviene in modo rapido e preciso, con l’attivazione per pochi secondi il geotag. Ciò riduce al minimo gli errori di registrazione manuale che si possono invece compiere compilando a mano un file Excel o un foglio presenze cartaceo. Questo invio dati automatico semplifica il lavoro dei singoli dipendenti e di chi li gestisce.

Geolocalizzazione con GPS

L’applicazione di Hoida utilizza la localizzazione geografica digitale per verificare la presenza dei dipendenti in un determinato luogo di lavoro, garantendo una maggiore accuratezza nella registrazione delle ore lavorative, nel rispetto della privacy. La geolocalizzazione conferma che il dipendente si trova nella giusta commessa. In caso contrario, segnala la cosa al dipendente, chiedendogli se è sicuro di voler timbrare comunque la propria entrata o la propria uscita.

Gestione delle ore straordinarie, dei turni, delle presenze e attività di ciascun dipendente

L’app presenze consente di tenere traccia delle ore straordinarie e di gestire i turni di lavoro in modo efficiente, semplificando la pianificazione delle risorse e il calcolo dei salari. La pianificazione viene fatta tramite piattaforma dal terminale che usa chi gestisce le risorse. La piattaforma comunica in tempo reale con le app, grazie al sistema di cloud a cui sono legate. Ogni aggiornamento si può vedere in modo immediato e non occupa memoria sui dispositivi, proprio grazie alla natura del cloud.

In ciascun turno, tramite applicazione, ogni dipendente volendo può inserire una descrizione del lavoro compiuto, rendendo conto delle ore di lavoro effettuate e dei compiti svolti.

Inoltre, è possibile richiedere ferie e permessi direttamente tramite smartphone, semplificando le comunicazioni tra reparti.

Reportistica dettagliata

Gli amministratori possono generare facilmente report dettagliati sulle presenze e le ore lavorate, facilitando la gestione delle risorse umane e la conformità normativa. I report sono personalizzabili a seconda delle esigenze. Ciò implica togliere tutto quanto sia superfluo e maneggiare unicamente i dati per cui si ha interesse, riuscendo così a capire meglio ciò che funziona della propria impresa e cosa invece si può migliorare. Una reportistica ben strutturata, semplice e leggibile è essenziale per una buona gestione dell’intero sistema.

Integrazione di altri sistemi con app presenze

La app presenze Hoida può integrarsi con altri software aziendali, come sistemi per le paghe o di contabilità, per garantire una maggiore coerenza e facilità di utilizzo. Avere più software legati ad un sistema unico facilita la gestione dell’intera impresa. Si parla, ad esempio, di un CRM come HubSpot. Si tratta di uno dei CRM più completi e user-friendly presenti sul mercato e permette integrazioni con sistemi terzi. In questo modo si può gestire tutto da un’unica piattaforma, dal sito web alle comunicazioni alle acquisizioni di nuovi clienti, finendo con la reportistica.

Sicurezza e privacy del software

Hoida implementa misure di sicurezza avanzate per proteggere i dati sensibili dei dipendenti, come la crittografia dei dati. L’attivazione della geolocalizzazione per brevi secondi a scopo di timbrare l’entrata e l’uscita digitale dei dipendenti rispetta del tutto le norme in merito alla privacy, verificando allo stesso tempo che il dipendente si trovi nella giusta commessa nel momento in cui timbra la propria entrata e uscita.

Chi si occupa della gestione del personale ha così sotto controllo lo stato delle timbrature in tempo reale, proprio perché il database remoto è basato su cloud. Ogni comunicazione e modifica tramite app o piattaforma, quindi, viene vista immediatamente da entrambe le parti. I dati vengono tenuti sicuri proprio grazie al sistema in cloud su cui si appoggia l’intero software.

Flessibilità e accesso remoto in cloud

Gli utenti possono accedere all’app e registrare le presenze da qualsiasi luogo, tramite i propri dispositivi, rendendo l’applicazione ideale per organizzazioni con dipendenti che lavorano fuori sede. Ogni comunicazione, basandosi su un unico sistema in cloud, avviene in tempo reale. Avviene anche internamente all’app e al software: niente più SMS che rischiano di venir persi o di creare confusione. Ogni chat rimane interna al sistema, con tutti i dati al proprio interno, senza necessità di sistemi di comunicazione terzi.

Inoltre, l’applicazione è scaricabile su smartphone così come su tablet, in modo che qualsiasi dipendente possa averla sul dispositivo che più preferisce. Per accedere bastano solo le credenziali.

Aggiornamenti regolari

L’app presenze viene regolarmente aggiornata per migliorare le funzionalità esistenti, rispondere alle esigenze aziendali in evoluzione e garantire la conformità alle normative del settore. Hoida presta molta attenzione alle necessità dei propri clienti, lavorando per affinare al meglio tutte le sezioni dell’app, così da rendere il lavoro sempre più leggero e facile per tutti. Inoltre, fornisce un servizio di assistenza telefonica, così da risolvere eventuali problemi in diretta o nel minor tempo possibile.

Perché scegliere di gestire le presenze e la timbratura con un App?

L’utilizzo di un’applicazione può contribuire significativamente a ottimizzare il processo di gestione delle presenze, riducendo i tempi impiegati, migliorando la precisione e semplificando la conformità normativa. Inoltre, elimina il problema di dover acquistare e predisporre macchinari ad hoc per la timbratura, cosa talvolta impossibile quando si parla di lavori in cui i luoghi cambiano di continuo, come per le imprese di pulizia. Si tratta dunque di un investimento, un risparmio di tempo e denaro.

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