Spesso, per gestire la propria società di pulizie si usano i fogli Excel. Excel è uno strumento che ha certe comodità, come la creazione di tabelle, ma ha anche molti limiti. Rispetto ad esso, conosci tutti i vantaggi di un CRM per imprese di pulizie?
Perché programmi generici non sono adatti alla gestione delle attività in modo efficiente?
I fogli Excel possono essere comodi da utilizzare, soprattutto perché ci consentono di essere flessibili e veloci nel suo utilizzo, ma portano con se anche una serie di svantaggi. Primo tra tutti è la poca specificità del sistema. Infatti, questo programma è stato creato per un uso generale e non specifico come quello di un software CRM creato ad hoc per le gestioni aziendali di un’impresa di pulizie. Vediamo quali altri limiti può avere Excel e programmi simili ad esso:
1. Complessità e Limiti di Dimensione
Excel potrebbe diventare complicato da gestire quando la dimensione dei dati cresce, portando a fogli di lavoro più grandi e complessi. Questi fogli di lavoro dovrebbero in teoria essere facilmente recuperabili e organizzabili, ma la struttura di programmi generici rende difficile la cosa. Più aumenta il lavoro, più è necessario affidarsi a un software gestionale per imprese adeguato.
2. Errori Umani
La manualità di inserimento dati aumenta il rischio di errori umani, come errori di battitura, omissioni o inserimenti errati. Un sistema che riporta tutte le informazioni in modo automatizzato permette di risparmiare tempo e di ridurre il rischio di errore.
3. Difficoltà di Collaborazione
La collaborazione tra membri del team può essere difficile su fogli Excel, specialmente quando più persone devono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente. La collaborazione contemporanea è fattibile, ma potrebbe non risultare sempre agile.
4. Difficoltà nell’Analisi dei Dati
L’analisi dei dati potrebbe essere limitata rispetto a strumenti più avanzati, rendendo difficile l’ottenimento di dettagli approfonditi. Infatti, i dati non vengono inseriti in modo automatico, cosa che faciliterebbe la creazione di report dettagliati e che mostrino in modo specifico il rendimento dell’impresa.
5. Sicurezza
La sicurezza dei dati potrebbe essere un problema, specialmente se il foglio Excel contiene informazioni sensibili e non è gestito correttamente oppure se è residente solamente sul PC di una persona. Il sistema di sicurezza dipenderebbe dai dispositivi e non tanto dal programma.
Quali sono i vantaggi di un CRM pulizie dedicato?
Un CRM pulizie creato ad hoc per questo settore, sulle necessità di chi gestisce una ditta di pulizie e di chi ci lavora nel pratico, può contribuire significativamente all’efficienza operativa, migliorando la qualità del servizio e favorendo la crescita aziendale nel settore delle pulizie. Alcuni di questi vantaggi includono:
1. Automatizzazione delle Operazioni in una impresa di pulizie
Un software come Hoida, creato appositamente, permette di automatizzare i processi di lavoro come:
- la pianificazione delle pulizie, delle ferie e delle sostituzioni,
- l’assegnazione dei compiti,
- la gestione degli inventari
- e la fatturazione.
Il tutto da una sola piattaforma in cloud, in modo che ogni modifica sia visibile anche ai collaboratori che hanno l’accesso al sistema. Tale automatizzazione e digitalizzazione dei processi consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali.
2. Pianificazione Ottimizzata
Come accennato, i software gestionali consentono di pianificare in modo efficiente le attività di pulizia, tenendo conto di fattori come la disponibilità delle risorse umane e la necessità di attrezzature specifiche in determinati luoghi. Hoida mette a disposizione un calendario da cui si possono gestire i turni di tutti i lavoratori, avendo così una visione globale delle diverse occupazioni. Sempre dal calendario, è possibile tenere traccia delle ferie, delle malattie e delle sostituzioni. Un sistema come Hoida mette a disposizione anche un’app ad uso dei dipendenti, tramite cui possono vedere i propri turni di lavoro, richiedere ferie e permessi e comunicare con chi gestisce il tutto, senza dover passare da canali di comunicazione esterni.
3. Gestione delle Risorse
Hoida gestisce la rilevazione presenze e aiuta nell’assegnazione ottimale del personale, garantendo che le risorse siano impiegate in modo efficace e che non ci siano sovrapposizioni o sotto-utilizzo. Inoltre, permette di assegnare le risorse a commesse a loro vicine, o di pianificare una serie di lavori in luoghi diversi ma vicini, proprio grazie a tutte le informazioni presenti nella piattaforma. In questo modo, si facilita molto il lavoro delle risorse.
4. Controllo dei Costi
Un CRM Pulizie offre una visione chiara dei costi e ricavi per singolo cantiere, compresi quelli relativi a personale, prodotti per la pulizia e manutenzione delle attrezzature. Questo consente una visione chiara delle commesse che generano ricavi e quelle che, invece, hanno bisogno di essere ottimizzate.
5. Monitoraggio delle Attività
Fornisce una serie di strumenti per monitorare l’avanzamento delle attività di pulizia, garantendo che tutti i compiti vengano eseguiti in modo tempestivo e soddisfacente. Infatti, grazie all’uso di un’app specifica, i dipendenti possono segnalare l’inizio e la fine del proprio lavoro in una commessa, permettendo di monitorare il tutto in tempo reale. Ciò è possibile perché il software si basa su cloud.
6. Rapporti e Analisi
Hoida offre una vasta gamma di report dettagliati e di analisi sulle prestazioni dell’impresa, personalizzabili a seconda delle esigenze. Questi dati possono essere utilizzati per prendere decisioni informate e identificare aree di miglioramento.
7. Comunicazione Efficiente
Come accennato, un buon CRM pulizie facilita la comunicazione interna ed esterna all’azienda, consentendo alle persone di condividere informazioni in tempo reale e ai clienti di accedere ad una gestione documentale dalla quale reperire informazioni sull’azienda, contrattuali e relative servizi di pulizia svolti. Per quanto riguarda i dipendenti, ogni comunicazione tra i vari reparti avviene tramite app e piattaforma, così che ogni cosa rimanga interna al sistema.
8. Fatturazione semplificata
Fatturazione semplificata è un servizio che Hoida Software offre alle imprese di pulizie per automatizzare il processo di fatturazione. Infatti, grazie al fatto che il sistema registra in modo automatico tutti i dati in merito agli orari di lavoro, è possibile gestire facilmente i preventivi e le attività di vendita. Questo strumento è essenziale per semplificare il processo di customer relationship management e ottenere vantaggi quali risparmio di tempo e informazioni sui clienti 365 giorni all’anno, senza più rischio di errori di calcolo umani.
Soluzione software di Hoida
Un software come Hoida fornisce quindi una gestione completa dell’impresa, ottimizzando il lavoro e lavorando sulla soddisfazione e fidelizzazione dei propri clienti. Se pensi che la tua impresa di pulizie abbia bisogno di un software per gestire la complessità del lavoro, contattaci e richiedi ora una demo gratuita. I nostri esperti sapranno ascoltare i tuoi bisogni e ti mostreranno come Hoida può rendere più facile il lavoro e farti risparmiare tempo prezioso, da dedicare ad attività importanti.
