Molte imprese di pulizia gestiscono ancora la loro attività tramite l’utilizzo di fogli Excel. A mano a mano che il lavoro aumenta e l’azienda cresce, questo strumento si dimostra sempre di più inefficace per il coordinamento del lavoro e soprattutto per la rendicontazione delle attività. Sono troppe le cose da gestire: ore dei dipendenti, turni di lavoro, attività da svolgere presso ogni commessa, gestione del magazzino e via dicendo. Non importa che l’azienda sia grande o piccola: avere già più di cinque dipendenti richiede molto lavoro e tanta organizzazione. Tutto ciò si può superare facilmente con Hoida, un software per imprese di pulizia.
Gestionale imprese di pulizie: quali sono i vantaggi del software?
Un sistema gestionale per imprese di pulizie offre diversi vantaggi che possono migliorare l’efficienza operativa, semplificare la gestione e ottimizzare le attività quotidiane. Ecco alcuni vantaggi chiave:
Personalizzazione della piattaforma
Una delle prime caratteristiche da sottolineare è la possibilità di personalizzare il sistema su cui si lavora. Un buon gestionale deve permettere all’azienda di utilizzare ciò che le serve, senza avere funzionalità in eccesso. Dalla gestione delle attività all’archiviazione dei documenti, dalla app di timbratura alla rendicontazione delle commesse. Il sistema deve adattarsi alle necessità di chi lo usa, cosa che altri strumenti come Excel non possono fare, per il semplice fatto che non è quello il loro scopo.
Pianificazione delle Attività
Un buon gestionale consente di pianificare le attività di pulizia in modo efficiente. Deve permettere di assegnare le risorse in base alle necessità, alla disponibilità e alle competenze del personale. Deve consentire una visione panoramica sui cantieri aperti, sul personale già assegnato ad essi e su eventuali ferie e permessi richiesti e assegnati. Una visione globale del lavoro e dei lavoratori consente una gestione ottimale dell’impresa.
Monitoraggio delle Presenze e delle Attività
Un gestionale basato su cloud, dove le informazioni vengono condivise in tempo reale, consente di registrare le presenze del personale e monitorare le attività di pulizia nel momento in cui avvengono. Tramite l’app, il personale può registrarsi nel cantiere a cui è assegnato e segnalare lo stato delle pulizie. Tutto ciò migliora la trasparenza e facilita la verifica dell’avanzamento dei compiti.
Gestione delle Risorse Umane
Sistemi come Hoida aiutano nella gestione delle risorse umane, inclusa la pianificazione dei turni di pulizia e delle manutenzioni, la gestione delle ferie e delle assenze, e il monitoraggio delle prestazioni del personale. Nel momento in cui un dipendente richiede ferie o malattie dall’app, chi gestisce i turni vede la richiesta e può ripianificare il lavoro in base a ciò.
Automazione delle Fatturazioni e delle Tariffe
Il software consente di automatizzare il processo di fatturazione. Infatti, genera automaticamente le fatture in base alle attività svolte, al numero di ore lavorate o ad altri parametri concordati con il cliente.
Gestione degli Inventari e dei Materiali
Permette di gestire gli inventari di prodotti per la pulizia e altri materiali. Lo fa tramite la funzione di magazzino digitale, con cui si tiene traccia di tutte le scorte presenti nel magazzino fisico. Ciò contribuisce a evitare sprechi e a garantire che ci siano sempre i materiali necessari per svolgere le attività.
Riduzione degli Errori
Un sistema digitale basato su cloud riduce la possibilità di errori umani sotto diversi aspetti, come:
- nelle attività amministrative, come la fatturazione e la registrazione delle presenze
- nelle comunicazioni tra diversi reparti, che avvengono tramite app e piattaforma e non su sistemi esterni, eliminando il rischio di perdere informazioni
- nella condivisione di dati e file, che vengono inseriti e gestiti dal sistema
Tutto ciò migliora la precisione complessiva ed elimina il tempo impiegato a sistemare eventuali errori.
Rapporti Analitici e Statistiche
Hoida permette di generare report dettagliati. Questi, customizzabili, consentono di valutare le performance dell’azienda, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni informate per ottimizzare le operazioni.
In sintesi, l’implementazione di un sistema come Hoida, specifico gestionale imprese di pulizie, può portare a una maggiore organizzazione, efficienza operativa e controllo su vari aspetti del business. Contribuisce a migliorare la competitività e la qualità dei servizi offerti.
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