Sono stati definitivamente superati i fogli excel e i supporti cartacei
Il 2020 è stato un anno che ha segnato ogni tipologia di azienda in qualsiasi settore, difficilmente verrà dimenticato.
Tuttavia, una cosa è certa: le aziende che potevano contare su un apparato tecnologico migliore, nonché su aggiornate competenze in campo digitale, hanno potuto superare la crisi sanitaria in modo meno traumatico, riducendo al minimo l’impatto del lockdown.
Il 2020 è stato caratterizzato da una nuova modalità di lavorare, lo smart working, l’anno in cui anche le aziende si sono ritrovate obbligate a sperimentare il lavoro agile in via emergenziale.
Superato un primo periodo di assestamento, lo smart working è diventato in molti casi la normalità, portando una evoluzione nel campo della gestione delle risorse umane, sotto i più diversi aspetti. Pensiamo per esempio alla rilevazione delle presenze e alla gestione delle comunicazioni aziendali da remoto e via dicendo.
La gestione del personale prima della pandemia
In questo contesto la gestione del personale è notevolmente cambiata in modo decisivo nel corso degli ultimi 8 mesi. Basta pensare che, prima di marzo 2020, solo una piccola frazione delle imprese italiane aveva adottato il metodo di lavoro agile.
La precedente gestione del lavoro si rifletteva anche sugli strumenti utilizzati per la gestione delle presenze, ferie e permessi, obsoleti nella maggior parte dei casi.
A descrivere la situazione pre-Covid c’è uno studio pubblicato molto interessante su PMI.it, effettuato nel 2019 su oltre 150 aziende italiane.
Quest’ultimo afferma che l’anno scorso il 38% delle imprese non teneva monitorate entrate e uscite, un comportamento lontano da una corretta ed efficace gestione del personale.
Il 5% delle aziende si affidava al cartellino cartaceo per la rilevazione presenze nel 2019, laddove invece il 30% era dotato di un sistema basato sull’utilizzo del badge.
Dallo studio si intuisce che le soluzioni digitali per la rilevazione delle presenze costituiscono una fetta piuttosto ridotta: l’analisi parlava di un 8% delle imprese dotato di un sistema di gestione presenze accessibile da pc, di un 5% di imprese con app per la rilevazione presenze mediante smartphone, e di un 3% di imprese particolarmente innovative, con sistemi biometrici all’accesso.
Trasformazione digitale: la rilevazione delle presenze
Il passaggio verso un software per la rilevazione delle presenze è caldamente consigliato prima del Covid ed è praticamente dovuto ora.
L’obbligo amministrativo prescritto della Corte UE, che impone un sistema di misurazione “oggettivo, affidabile e accessibile”, non è una novità degli ultimi giorni.
A rendere imprescindibile la digitalizzazione della gestione delle presenze è il nuovo contesto in cui le imprese si trovano a muoversi, caratterizzato da una forza lavoro distribuita, in mobilità o da remoto.
In questo scenario, che visti i benefici dello smart working resterà centrale anche in futuro, è semplicemente impossibile continuare ad appoggiarsi a cartellini cartacei o tabelle Excel.
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